هنگامی که ایمیل خود را روی Outlook ست می کنید در صورتی که از پروتکل POP3 استفاده نمائید طبق تنظیمات پیش‌فرض ایمیل ها بعد از دریافت بر روی سیستم لوکال از میل سرور حذف می شوند.اما می توان با تغییر برخی تنظیمات ،ایمیل های های دریافتی را روی سرور نگهداری نمود.برای این کار کافی است طی مراحل زیر گزینه ی Leave a copy of messages on the server را تیک زده و فعال نمائید:
1.outlook را باز کنید و از قسمت نوار ابزار بالا روی File کلیک کنید.
2.در صفحه جدید روی مربع Account Settings کلیک کنید تا لیستی در زیر آن نمایان شود.مطابق شکل مجددا روی گزینه Account Settings کلیک نمائید.
3.در این قسمت روی ایمیل موردنظر خود کلیک نمائید.
4.در پنجره ی باز شده روی More Settings کلیک نمائید.
5.به تب Advance بروید و گزینه Leave a copy of messages on the server را تیک بزنید تا فعال شود.(با فعال شدن این گزینه دیگر ایمیل های دریافتی از طریق Outlook از روی سرور پاک نمی شوند.)
* به علت محدود بودن فضای هاست بهتر است گزینه ی Remove from server after را نیز تیک بزنید و از قسمت مقابل آن تعداد روز هایی که در نظر دارید تا ایمیل ها در سرور بماند را وارد نمائید.
6.در پایان با کلیک روی OK تنظیماتی که اعمال نمودید ثبت خواهد شد.
