برای جلوگیری از حذف نسخهٔ سروری پیام‌ها پس از دریافت در Outlook، ابتدا نوع حساب را مشخص کنید. گزینهٔ Leave a copy of messages on the server مربوط به POP است؛ نبود آن در حساب IMAP نشانهٔ خرابی تنظیمات نیست. همچنین باید مشخص شود پیام پس از دریافت ناپدید می‌شود یا پس از حذف دستی شما.
تفاوت دریافت POP و همگام‌سازی IMAP
POP پیام‌ها را برای استفاده در برنامه دریافت می‌کند و نگه‌داشتن نسخهٔ سروری به تنظیمات دریافت وابسته است. در IMAP، پوشه‌ها و تغییرات ایمیل با سرور همگام می‌شوند؛ حذف پیام در یک دستگاه می‌تواند در وب‌میل و دستگاه‌های دیگر هم منعکس شود. این دو مسئله را با یک گزینهٔ مشترک حل نکنید.
برای تشخیص، نوع حساب را در تنظیمات Outlook بخوانید و وضعیت همان پیام را در وب‌میل بررسی کنید. اگر چند دستگاه پیام‌ها را با POP می‌گیرند، تنظیم یک دستگاه به‌تنهایی کافی نیست؛ دستگاه دیگری ممکن است پیام را از سرور حذف کند. پیش از تغییر، نسخهٔ پشتیبان یا آرشیو لازم از پیام‌های مهم را تهیه کنید.
تنظیم نسخهٔ سروری در Outlook کلاسیک
- در Outlook کلاسیک به File و سپس Account Settings بروید و دوباره Account Settings را انتخاب کنید.
- حساب POP مورد نظر را انتخاب و Change را باز کنید.
- در پنجرهٔ تنظیمات حساب، More Settings و سپس Advanced را باز کنید.
- گزینهٔ Leave a copy of messages on the server را فعال و تغییر را ذخیره کنید.
مسیر بالا متعلق به رابط کلاسیک است. برای Outlook جدید از راهنمای همان نسخه و نوع حساب استفاده کنید؛ نام و محل کنترل‌ها را با تصویر یک نسخهٔ قدیمی تطبیق اجباری ندهید. اگر گزینه در رابط کلاسیک دیده نمی‌شود، پیش از هر اقدام، POP بودن حساب را دوباره بررسی کنید.
آزمون تنظیم و علت‌های حذف باقی‌مانده
یک پیام آزمایشی تازه به حساب بفرستید، آن را در Outlook دریافت کنید و بعد حضور همان پیام را در وب‌میل بررسی کنید. پیام آزمایشی را هنگام این بررسی حذف نکنید؛ هدف تفکیک حذف هنگام دریافت از حذف دستی است. سپس رفتار دستگاه‌های دیگر را جداگانه کنترل کنید.
اگر پیام‌ها همچنان حذف می‌شوند، تنظیمات سایر برنامه‌های ایمیل، قواعد نگهداری صندوق و محدودیت‌های سرویس را از میزبان بررسی کنید. تنظیم نگه‌داشتن نسخهٔ سروری، پیام‌هایی را که قبلاً حذف شده‌اند بازنمی‌گرداند و جایگزین بکاپ نیست.
نگه‌داشتن همهٔ نسخه‌ها مصرف فضای صندوق را افزایش می‌دهد. به‌جای فعال‌کردن دریافت و فراموش‌کردن حساب، وضعیت سهمیه و آرشیو را دوره‌ای بررسی کنید. برای استفادهٔ چنددستگاهی، انتخاب POP یا IMAP باید متناسب با نیاز به همگام‌سازی و روش آرشیو شما باشد.
